Требования к копиям документов

Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013, копией документа считается экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

Электронная копия документа должна быть оформлена таким образом, чтобы по ней однозначно можно было идентифицировать оригинал. Поэтому в ней воспроизводится не только та информация, которая содержится в подлиннике, но и внешние признаки его оформления.

Пример неправильно выполненной электронной копии:

Ниже приложено оцифрованное изображение паспорта, на котором видно, что край документа обрезан. Такая копия не передает внешние признаки оформления документа.

Просим учитывать этот нюанс в работе, чтобы заявка не была отклонена ФБУ «Росавтотранс».

Требования к заверению копий документов

Кто должен заверять копии документов?

Копии документов делаются только с оригиналов. Лицо, которое заверяет копию документа, подтверждает, что копия была сделана им лично с предоставленного ему оригинала.

В информационную систему электронные копии заверенных документов загружает сотрудник пункта выдачи карт (ПВК).

В таблице ниже указано, кто должен заверять копии документов, предоставленных в пакете на карту тахографа.

• Обратите внимание!
  Заверять копии документов юридического лица или ИП может только лицо, которое имеет право действовать от имени юр. лица или ИП без доверенности. Если копии заверяет другое лицо, то должна быть предоставлена доверенность, выданная на его имя от юр. лица или ИП.

Стоит различать два термина – «заявитель» и «представитель заявителя». Если заявление на карту предприятия подаёт юридическое лицо или ИП, то именно они выступают в роли заявителя. Физическое лицо с машиночитаемой доверенностью (МЧД) от юридического лица или ИП является представителем заявителя.

Как по закону должны быть заверены копии документов?

Требования к заверению копий документов регламентируются ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Копия считается заверенной надлежащим образом, когда:

• проставлена надпись «Верно»;
• указана должность лица, заверившего копию (или название ИП – для индивидуальных предпринимателей);
• проставлена личная подпись лица, заверившего копию;
• присутствует расшифровка подписи (фамилия и инициалы);
• указана дата заверения;
• проставлена печать юридического лица/ИП.

• Обратите внимание!
  Некоторые ИП могут работать без печати, поэтому печать ИП требуется лишь в том случае, когда она имеется.

Требования к документам иностранного гражданина

Иностранному гражданину, кроме основного пакета документов на карту водителя, может понадобиться нотариально заверенный перевод документа, удостоверяющего личность (ДУЛ) и/или водительского удостоверения (ВУ). Нотариально заверенный перевод ДУЛ и ВУ необходим, если документ не на русском языке и нет дублирующей информации на русском языке, а также если используется аббревиатура органов, выдающих документ.

Требования к копии нотариально заверенного перевода документа:

• документ должен быть переведен в РФ, или, если документ переведен и заверен в другой стране, на переводе должен стоять апостиль;
• если документ многостраничный, он должен быть пронумерован и сшит, при этом на последней странице должно быть указано количество листов.

Иногда необходимость сделать нотариально заверенный перевод возникает даже для ДУЛ и ВУ тех стран, в которых информация дублируется на русский язык.

Пример:
Заявитель приложил в качестве ДУЛ белорусский национальный паспорт, в котором наименование выдавшей его организации занимает слишком много места, из-за чего эта информация не продублирована на русском языке. В таком случае для всего документа требуется нотариально заверенный перевод.

• Обратите внимание!
  Если ИГ должен приложить копию нотариально заверенного перевода документа, то следует прикладывать весь документ целиком, а не только перевод страницы с данными водителя.

Требования к копии вида на жительство (ВНЖ) иностранного гражданина (ИГ):

ИГ может предоставить ВНЖ только в качестве документа, подтверждающего регистрацию на территории РФ. При этом сотрудник ПВК должен сделать копию первой (содержащей информацию о заявителе) и второй (содержащей печать) страниц документа.